イベントや懇親会などで会場まで飲み物をも持ち込みをする場合があります。飲み物にかかる費用を安くする場合は自分達で量販店などに商品を買い行き用意することも出来ます。
商品を選んで揃えて冷やして会場まで運んで準備する。または配達をしている業者に頼むと場合とはどちらが得になるのでしょうか？便利さも考えながら色々なパターンを例に検証してみました。
飲み物の持ち込みをする場合はまず商品選びから
イベントで使う飲み物、アルコールが必要ならまずはビールの数量を最初に決めます。350ミリサイズの缶の場合、参加人数の1.5～2倍の本数を目安とします。次に缶チューハイなどのカクテル系の缶の数量を決めます。缶チューハイの数量は参加人数の1～1.5倍程度の本数を目安とします。
缶ビールと缶チューハイのおおよその数量が来まるとハイボール・ワイン・焼酎・日本酒・ソフトドリンクなどの数量を決めていきます。ハイボールは350缶で参加人数の1/4程度の本数、ワイン・焼酎・日本酒は20～30名に対して1本、ソフトドリンクは1.5～2リットルのサイズなら参加人数の1/5程度の本数を目安とします。
イベントの内容によってそれぞれの種類の数量をお好みによって調整します。ビールを飲む人が多いならビールの割合を多くします。最近はビールより缶チューハイを好む人が多くいますので、そのようなイベントの時はビールよりも缶チューハイの数量を多くします。
イベントで使う飲み物の種類、イベントの内容や参加者の好みで調整することが参加者が満足することに繋がります。ワインを多く用意する事やビールはバドワイザーなどの輸入の商品を使うことなどでイベントに華やかさを出すことも出来ます。
飲み物を揃えるには
用意する飲み物が決まればそれぞれの商品を調達する方法を調べます。お酒を揃えるには大型の専門店やディスカウントストアに行くと手頃な価格で色々な商品を揃えることが出来ます。
缶ビールなどはケース単位で購入すると価格も安く揃えることが可能です。最近のお酒売り場は各店品揃えがいいのでどれを選んでよいかわからないこともあるようですが、そんな時は普段飲んでいる商品や飲んだことのある商品を選ぶことが商品を選ぶコツですね。
あまりの商品の多さに「あれも、これも」と選ぶと結局そのような商品は誰も飲まずに結局は余らせてしますことになる場合もありますので商品選ぶ場合はある程度定番の商品で揃えることがおすすめですね。
持ち込みをするイベント会場まで運ぶことは簡単？手間？
飲み物を揃えることが出来れば会場まで運ぶことが簡単に出来るかを確認します。20～30人程度のイベントなら飲み物もそれ程の量を揃える必要がないので乗用車や軽四一台で運ぶことが可能です。参加人数が多くなった場合は2～3台の車に分けて積めば運ぶことが可能です。
車で運んだ場合、お酒を飲むイベントの場合には運転手はお酒を飲むことが出来ませんので帰りの車を運転をする人がいるか、誰が運転をするかを決めておくことが必ず必要です。
また車で飲み物を運んだ場合、駐車場からイベント会場までスムーズに運ぶことが出来るかどうかを調べておくことも必要です。会場によっては駐車場から距離があったりエレベーターを使う必要があったりする場合がありますので運ぶ量が多い場合には事前に搬入経路を確認しておくとスムーズに運ぶことが出来ます。
冷やしてイベント開始時間に揃えるには？
イベントの時期、夏場に限らず飲み物を冷やして用意する必要があります。冬場でも屋内でのイベントの場合は暖房が入っていますので飲み物はよく冷やして用意する必要があります。
イベントの準備、開始時間の2～3時間前から始めます。会場にテーブルなどの備品を設置したり運営がスムーズにいくような手配、会場のスタッフとの打ち合わせなど時間が掛ることも多く、予想外のことが起こったりすることもありますので時間には余裕を持って準備する必要があります。
飲み物は冷えた状態でイベント開始時間に揃え、タイミングよく乾杯する必要がありますのでイベント開始の30分程度前にはいつでも飲めるように冷えた状態で用意しておきます。あまり早くに用意をするとせっかく冷えた飲み物が温かくなってしまいますのでタイミングよく用意することが必要です。
飲み物の持ち込みには冷蔵用備品は必要？
イベントでの飲み物の持ち込み、商品を冷やしておく冷蔵用備品が必要な場合もあります。会場の冷蔵庫を使える場合もありますがそのような時には持ち込み料が必要になることがあります。
バーベキュー会場やレンタルスペースなどの場合、持ち込み料は無料の場合が多いですが冷蔵用備品は利用者で用意する必要があります。多くの量の飲み物を使う場合は冷蔵用の備品、発泡スチロールボックスやどぶづけ（ウオータークーラー）を用意することも必要です。
冷蔵用備品、レンタル業者で借りることも可能ですが費用が必要なことと、行楽シーズンなどイベントが集中する時期の場合には数か月前にはレンタルの予約をしておかないと予約が出来ないこともあります。
業者に頼む場合は？
イベントで使う飲み物、業者に頼む場合は参加人数・希望の商品・会場を伝えるだけで準備から回収まで任すことが出来ます。イベントに飲み物の配達を行っている業者は数多くの納品を行っていますので商品選びから回収までを依頼することが可能です。
飲み物の配達の専門業者は「冷えた状態でイベントの開始時間に合わせて商品を届け、冷蔵用の備品の準備をし商品を並べ、後は乾杯をすればよい状態まで用意する事」をサービスとしています。
イベント終了時間に合わせて冷蔵用備品等の回収も行いますので、飲み物のことを全てを任すことが出来ます。業者によりますがイベントで使った空き缶やペットボトルの回収もしている場合もあります。
飲み物の持ち込み、結局はどちらが得？便利さは？
イベントで使う飲み物の持ち込み、自分達で揃える場合と業者に頼む場合、結局はどちらが得でしょう？価格だけで比べると自分達で揃えた方が得になりますね。しかし便利さを比べると業者に頼んだ方が全て任せるので価格は割高になりますが自分達で揃えるより便利さではやはり業者に頼んだ方が楽ですね。
自分達で買い物に行く時間、商品を決める時間、運ぶ手間・・・その時間って結構かかります。その時間を考えれば業者に任せてしまうこともイベントの飲み物を揃える事には価値があることですね。
何より自分たちで商品を運ぶ場合、車の運転をする人がお酒を飲むことが出来ませんので誰かがお酒を我慢することになってしまい、参加者全員が楽しめないことになってしまいます。そのような時は業者に任せてしまって参加者全員が楽しめることを考えることも大切ですね。
まとめ
飲み物の持ち込みは簡単なようで結構手間なことです。イベントの参加人数が多くなると準備段階から幹事の方は時間も取られます。どのような商品をどの程度用意すればわからないことも多くありますし、普段飲まないお酒を選ぶ必要がある場合もあります。
イベントへの飲み物の持ち込ちをする場合は自分たちで用意するか、業者に頼むか、費用と便利さを比較して選びたいですね。
ドリデリナビゲーター
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