イベントなどで大量の飲み物を注文する場合、事前の予約が必要となります。
当日、急に大量の飲み物の配達を希望する場合は朝早い時間の注文なら条件にもよりますが当日中に配達出来る場合もあります。
大量の飲み物を注文する時に確認しておきたいことを「ドリンクデリバリーナビゲーター・もりぐちつねよし」がご案内いたします。
大量の飲み物を注文する場合には事前の予約が必要となります
参加人数が大人数のイベントなどで使う飲み物を揃える必要がある場合、配達サービスを利用するときには基本的に事前の予約が必要になります。
飲み物の種類にもよりますが1000名を超えるような参加者のイベントでは3000～5000本程度の飲み物を揃える必要があります。
専門業者でも商品を揃えるには3～4日かかることもあり、商品を冷やして配達する場合には冷やす時間も必要です。商品を冷やす時間、季節にもよりますが夏場で3日程度、冬場でも2日程度は必要となります。
また3000本を超える量の配達の場合、運搬用のトラックを確保する必要もありますので遅くても10日程度前の予約が必要です。
今現在、どこの業者も商品を運ぶ量が多く普段の配達業務で手が一杯の状態になっていますので時間に余裕をもっての予約が必要です。
揃える飲み物の種類の選び方は？本数は？
揃える飲み物の種類、イベントの内容にもよりますがアルコール類を使うなら、缶ビール・缶チューハイ・ハイボールなどと、参加者の要望によってワインや焼酎、日本酒などを揃えます。各種、飲みきりサイズで揃えるとコップを揃える必要もなりのでワインはミニグラス、焼酎は水割り缶、日本酒は品質の良いワンカップなどを揃えるとイベント時には使い勝手がよくなります。
アルコール類以外にソフトドリンクを使う場合は、お茶類・天然水・オレンジ飲料などは500ミリサイズのペットボトル、缶コーヒーなどを揃えます。
お茶類は緑茶かウーロン茶を揃えることが多く、缶コーヒーは微糖タイプとブラックタイプを揃えるとイベント時に必要な種類の飲み物を揃えることができます。
それぞれの飲み物の本数の決め方は参加者の数の3～4倍程度の本数を揃えると適量となります。参加者が1000人の場合なら3000～4000本程度の飲み物をアルコール類とソフトドリンク類でバランスを取ってセレクトします。
お酒を飲まれる参加者が多い場合にはアルコール類と多めにすると必要な飲み物を揃えることができます。
大量の飲み物の配達を依頼するときに注意することは？
大量の飲み物をイベント会場まで配達サービスを利用する場合には荷受けのことも事前に決めておく必要があります。
イベント開催時、他の業者も色々な備品などの搬入をしますので時間帯によっては搬入口が混み合います。大量の飲み物を搬入する場合、搬入口から会場内まで指定の場所に運ぶ必要があることもあります。
イベント前の準備期間中、各担当者は業務が多く時間が足りない場合が殆どです。そのような時は事前に搬入口からの搬入方法、会場内の届ける場所の指示をしておくと荷受けがスムーズになります。
大量の飲み物でも当日の配達が可能な場合は？
イベントで使う飲み物が足らなくなった場合など大量の飲み物が当日に必要になる場合があります。そのような 場合でも配達が可能なこともあります。
配達する会場までの距離にもよりますが夕方の配達であれば午前中の注文の場合、配達をすることができる可能なこともあります。
只、当日の配達の場合、届けることが出来る量は多くても1000本程度までとなることが殆どです。
商品内容の指定をすることは難しく、在庫状況によって届ける商品は限られますが当日の配達の場合はまず数量を揃えることを優先します。
冷えた商品を揃えることを当日では出来ないことが多いので常温での配達となることが殆どです。
まとめ
大量の飲み物の注文をする場合は時間に余裕をもって業者に依頼する必要があります。
イベントが集中する時期などは業者の予定が埋まっていることがありますのでイベントが決まったら先に概要を伝え、その日の予約を取ることが必要です。
先に予約を取り、商品内容や数量は後で決めていく。そうすることで大量の飲み物の配達サービスをスムーズに利用出来ます。
イベント担当者、準備中には業務が多岐に亘りますので搬入に関しても指示をしておき業者に任せてしまうことも大量の飲み物の注文時には必要です。時間に余裕をもっての準備をすることが重要です。
ドリデリナビゲーター
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